Kazi ya wakala wa forodha katika RDC inahitaji mfululizo wa mifumo — kuingia kwa matumizi, ghala, mifumo ya kusimamishwa, transit, mabadiliko, kuuza nje — kila moja ina mantiki na majukumu tofauti. Kosa la kustahili, tamko lililoainishwa vibaya au kuchelewa kwa kurekebisha kunaweza kubadilisha faili la kawaida kuwa marekebisho yenye adhabu.
Kosa nambari 1 — Kuchanganya IM4 (kuingia kwa matumizi) na IM7 (ghala)
Mfumo wa IM4 unalingana na kuingia kwa matumizi: bidhaa imekusudiwa kuuzwa mara moja katika eneo la kitaifa. Haki na kodi zinatakiwa kabisa wakati wa tamko. Mfumo wa IM7, kinyume chake, ni mfumo wa ghala: bidhaa inabaki chini ya udhibiti wa forodha katika ghala iliyoidhinishwa, katika kusimamishwa kwa haki.
Kosa la kawaida ni kutamka katika IM4 bidhaa ambayo bado haijakusudiwa kuuzwa. Matokeo: haki zinalipwa mapema sana.
Mazoezi mema: kabla ya kila tamko, thibitisha matumizi yanayotarajiwa ya bidhaa kwa siku 30 na mteja. Kwa shaka ya kibiashara, pendelea IM7 inayoweza kubadilishwa kuwa IM4 bila adhabu.
Kosa nambari 2 — Usimamizi mbaya wa mfumo wa kusimamishwa katika transit
Mifumo ya kusimamishwa inaruhusu kuingia kwa bidhaa katika RDC bila malipo ya haraka, kwa sharti la kutoka kwa ufanisi katika muda uliowekwa.
Kosa la kawaida zaidi ni kusahau marekebisho ya kutoka. Kontena katika transit RDC kwenda Burundi lazima irekebishwe kwa kutoa uthibitisho wa kutoka kwa ufanisi (visa ya mpaka, hati ya transit iliyosajiliwa). Ikiwa marekebisho hayafanyiki kwa wakati, DGDA inadhani bidhaa ilihamia kutoka kwa mfumo — na kutumia haki kama uagizaji wa kawaida pamoja na adhabu.
Mazoezi mema: weka orodha ya lazima ya kufunga kwa kila faili la kusimamishwa, na muda wa mwisho wa marekebisho na taarifa ya kiotomatiki siku 7 kabla.
Kosa nambari 3 — Uainishaji mbaya wa HS na kupunguza thamani
Uainishaji wa kodi — uchaguzi wa kodi ya HS — unaamua kiwango cha haki kinachotumika. Uainishaji mbaya unaweza kutokana na ujinga wa bidhaa, kunakili-kuweka kutoka kwa faili la awali lililoainishwa vibaya, au uboreshaji wa fujo usiothibitishwa. Wakati wa ukaguzi baadaye, DGDA inaweza kurekebisha bidhaa, na tofauti ya haki inadaiwa pamoja na adhabu.
Mazoezi mema: dumisha rejeleo la bidhaa-misimbo ya HS-viwango lililothibitishwa na mteja na mtangazaji mkuu. Kwa kila bidhaa mpya, andika sababu ya uainishaji.
Kosa nambari 4 — Kutohifadhi taarifa za uthibitisho na vipande
Sheria ya forodha ya RDC inaweka jukumu la kuhifadhi faili, kawaida kwa miaka 5 hadi 10. Wakati wa ukaguzi baadaye — unaoweza kutokea miezi 18 au 36 baada ya tamko — kushindwa kutoa hati kunabadilisha mzigo wa ushahidi. DGDA inadhani tamko bandia na kutumia adhabu zinazohusiana.
Mazoezi mema: kusanya nyaraka zote za forodha katika faili moja la kidijitali kwa kontena, na muhuri wa wakati, mwandishi na toleo. Programu kama Surestaria inaruhusu kuambatisha kila kipande, kuzalisha PDF zilizosainiwa, na kupata mara moja tamko lolote katika historia ya miaka 10.
Kosa nambari 5 — Marekebisho D6 na D8 nje ya muda
DGDA inatoa taratibu maalum za marekebisho wakati tamko la awali linahitaji kubadilishwa — kawaida kupitia fomu D6 (urekebishaji) au D8 (marekebisho ya baadaye). Marekebisho haya yanakubaliwa, hata yanahimizwa, kwa sharti yanawasilishwa katika muda wa kisheria na kwa hiari (kabla ya ukaguzi).
Mazoezi mema: weka workflow ya kawaida ya ukaguzi baada ya tamko kwa siku 7, 30 na 90.
Jukumu la programu ya wakala katika kuzuia
Surestaria inafanya kiotomatiki: workflow kwa kila mfumo, taarifa za marekebisho (siku 7 kabla ya muda), rejeleo la HS codes, faili moja la kidijitali (nyaraka zote zilizoambatishwa, zilizosainiwa PDF, zilizohifadhiwa miaka 10), audit trail kamili.
Adhabu za DGDA hazianguki kwa bahati: karibu kila mara ni matokeo ya mlolongo wa upungufu mdogo. Kwa chombo kinachoshikilia ufuatiliaji, unabadilisha ufuasi kuwa hali ya kawaida.