📋 DOSSIERS DOUANE — IMPORT / EXPORT

Gestion des dossiers de douane import-export en Afrique : centralisez chaque pièce, sécurisez chaque opération

De la facture commerciale au certificat d'origine, du B/L au quitus douanier : Surestaria centralise tous les documents d'un dossier dans un espace unique, partagé et sécurisé.

Un dossier d'importation africain peut contenir 15 à 30 documents répartis entre le client, l'armateur, le transitaire, la douane, les organismes de contrôle. Sur Excel et email, c'est une recette pour le chaos. Surestaria centralise tout dans un seul espace.

Les documents d'un dossier import en Afrique

  • Documents commerciaux : facture commerciale, packing list, contrat
  • Documents de transport : Bill of Lading (B/L), Sea Waybill, AWB
  • Documents douaniers : déclaration DGDA / AGT / DGD selon pays, BAE, quitus, certificat de mainlevée
  • Documents d'origine : certificat d'origine (CO), EUR.1, Form A
  • Documents sanitaires : certificat phytosanitaire, certificat sanitaire
  • Documents OCC / OGEFREM (en RDC)
  • Documents bancaires : ordre de virement, attestation de paiement
  • Photos & PV : visite douanière, état des marchandises

Architecture d'un dossier Surestaria

1. Informations générales

Numéro de dossier, client, fournisseur, type d'opération (import / export / transit), date d'ouverture, statut.

2. Conteneurs & marchandises

Liste des conteneurs avec leurs étapes de workflow, codes SH, valeur en douane, poids, volume.

3. Documents

Bibliothèque de tous les fichiers du dossier : PDF, photos, scans. Catégorisés par type (B/L, déclaration, certificat...).

4. Facturation

Proformas, factures, notes de débit/crédit, paiements client et fournisseur.

5. Surestaries & frais

Détail des surestaries armateur, frais portuaires, frais OCC/OGEFREM/DGDA.

6. Fiche dossier PDF

Génération automatique d'une fiche dossier de 2 pages récapitulant tout le dossier — utilisée pour les visites douane, les contrôles, la transmission au client.

Avantages clés

  • Plus jamais de pièce perdue : tout est dans le dossier, pas dans des emails
  • Visibilité 360° : équipe bureau, terrain et client voient le même dossier
  • Génération PDF automatique : fiche dossier, factures, attestations en 1 clic
  • Recherche puissante : par numéro B/L, conteneur, client, statut
  • Archivage légal : les documents restent accessibles 10+ ans selon la réglementation

Cas d'usage : import de marchandises générales à Matadi

  1. Création du dossier : numéro auto, client choisi dans le référentiel
  2. Saisie B/L : numéro, armateur, navire, ETA
  3. Ajout des conteneurs avec leurs codes SH
  4. Upload des documents : facture commerciale, packing list, B/L scanné
  5. Saisie de la déclaration DGDA : régime, valeur en douane, droits
  6. Pointage terrain via scanner QR mobile
  7. Génération de la facture client en USD ou CDF
  8. Encaissement et clôture du dossier

Conformité et traçabilité

Chaque action dans Surestaria est journalisée : qui a créé le dossier, qui a modifié le B/L et quand, qui a uploadé tel document, qui a généré la facture. En cas de contrôle ou de litige, toute l'historique est traçable.

Multi-utilisateurs avec rôles

  • Chef de cabinet : accès total, validation des factures
  • Déclarant : création de dossiers, déclarations douanières
  • Scanner / opérateur terrain : pointage uniquement
  • Comptable : facturation, encaissements, rapports
  • Lecture seule : pour clients, auditeurs, partenaires

Compatible toutes douanes africaines

  • DGDA (RDC)
  • AGT (Angola — Administração Geral Tributária)
  • DGD (Côte d'Ivoire)
  • Douanes du Cameroun
  • Douanes du Sénégal
  • Et toute douane africaine francophone, anglophone ou lusophone

Demander une démo personnalisée

Pages liées